Geschäftsbriefe sind in verschiedenen Unternehmen üblich, und es gibt viele Gelegenheiten, bei denen man solche Briefe schreiben muss. Wie jede andere Form von Briefen haben auch Geschäftsbriefe ein bestimmtes Format, das unbedingt eingehalten werden muss, denn mit Hilfe der Briefe kann man einen Eindruck hinterlassen. Viele Menschen haben jedoch Schwierigkeiten damit, wie sie Geschäftsbriefe schreiben sollen. Die meisten Geschäftsbriefe folgen einem gemeinsamen Leitfaden. Hier sind einige Tipps zum Schreiben verschiedener Teile von Geschäftsbriefen.

  1. Datum – Das Datum auf den Geschäftsbriefen ist der Beweis für das Datum, an dem der Brief geschrieben wurde. Es wird oben auf dem Brief in einem Abstand von fünf Zentimetern zum oberen Rand der Seite geschrieben. Das Datumsformat sollte sich jedoch nach dem Land richten, in dem sich der Empfänger aufhält. Wenn Sie beispielsweise an ein Unternehmen in den USA schreiben, müssen Sie das amerikanische Datumsformat verwenden. Ob Sie das Datum linksbündig oder in der Mitte platzieren, hängt vom Format des Briefes ab.
  2. Innere Adresse – Die Adresse des Empfängers wird im Allgemeinen als innere Adresse bezeichnet. Den Brief an eine bestimmte Person des Unternehmens zu adressieren, ist immer eine bessere Option. Es ist eine gute Geste, Briefe mit persönlichen Anreden wie Herr, Frau, Fräulein zu schreiben. Wenn Sie keine Ahnung haben, wie die Person heißt, können Sie recherchieren oder jemanden im Unternehmen fragen. Die Innenanschrift sollte eine Zeile unter der Absenderadresse stehen, wenn die Absenderadresse unter dem Datum steht, andernfalls kann sie 1 Zoll unter dem Datum geschrieben werden und sollte linksbündig sein.
  3. Anrede – Verwenden Sie denselben Namen wie in der Innenanschrift zusammen mit der persönlichen Anrede, um die betreffende Person anzusprechen. Wenn Sie sich über das Geschlecht der Person nicht sicher sind, können Sie den vollständigen Namen der Person verwenden. Sie können auch nur den Vornamen des Empfängers verwenden. Nach der Anrede sollte eine Zeile frei gelassen werden.
  4. Hauptteil – Obwohl der Inhalt des Briefes nicht im Format für Geschäftsbriefe enthalten ist, gibt es bestimmte Formate, die für die Gestaltung des Hauptteils von Geschäftsbriefen verwendet werden. Es ist wichtig, daran zu denken, dass jeder Absatz des Brieftextes linksbündig ausgerichtet sein sollte. Zwei Absätze sollten durch eine Leerzeile getrennt werden. Der erste Absatz sollte eine freundliche Einleitung zum Hauptthema sein. Der zweite und die weiteren folgenden Absätze konzentrieren sich auf das Thema. Der abschließende Absatz wiederholt entweder den Zweck des Briefes oder fordert zu einer Handlung auf.
  5. Absenderadresse – Die Absenderadresse ist der wählbare Teil des Geschäftsbriefs. Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Adresse zu platzieren – unter dem Datum des Briefes oder nach der Schlussunterschrift. Wenn Sie den Titel nach dem Datum einfügen, müssen Sie den Namen des Absenders nicht angeben.
  6. Schluss – Der Schluss des Briefes wird nach einer Leerzeile unter dem letzten Absatz des Hauptteils eingefügt. Zwischen den Schlusszeilen und dem Namen des Absenders sollte ein Abstand von mindestens vier Zeilen für die Unterschrift des Absenders eingehalten werden.
  7. Beilagen – Wenn Sie dem Geschäftsbrief Dokumente beifügen, müssen Sie diese unter dem Text des Briefes aufführen. Dies ist ein wichtiger Teil des Schreibens von Geschäftsbriefen.

Felix Weber - Doktorand und SAP Consultant