Seien Sie immer vorbereitet und einsatzbereit.

Dieser einfache, aber tiefgründige Satz verkörpert die Ideale und Richtlinien, um die es bei Unternehmensstandards und -richtlinien geht, und warum sie für den steuerlichen Erfolg und die benutzerfreundliche, rationelle Führung und Verwaltung von Unternehmen heutzutage so wichtig sind.

Normen

Normen entstehen außerhalb einer Organisation. In Bereichen, die nicht durch “offizielle” Normen oder gesetzliche Vorschriften abgedeckt sind, steht es den Organisationen jedoch frei, ob sie die verschiedenen Normen und/oder vorgeschlagenen Normen freiwillig übernehmen wollen oder nicht (dies wird als Opt-in bezeichnet). In diesen Fällen kann auch der Grad der Einhaltung von einer Organisation zur anderen erheblich variieren. Umgekehrt können externe Faktoren wie die Notwendigkeit der Einhaltung von Gesetzen oder branchenweiten Empfehlungen eine Organisation dazu zwingen, bestimmte Normen zu übernehmen. Wann immer Gesetze und/oder andere Vorschriften anwendbar sind, wird die Nichteinhaltung ihrer Bestimmungen letztendlich zur Verhängung von Strafmaßnahmen führen. Je nach Art des Verstoßes kann es zu einer Inhaftierung kommen.

Politiken

Richtlinien hingegen haben ihren Ursprung in der Regel innerhalb einer Organisation. Die primären Ziele und grundlegenden Funktionen, die in einer Strategie beschrieben/vorgeschlagen werden, sollen im Allgemeinen einen positiven Nutzen bringen und gleichzeitig negative Auswirkungen vermeiden, zumindest aus Sicht der Organisation. Betrachten Sie eine Richtlinie eher als eine Absichtserklärung der Organisation mit dem Ziel, einen bewussten Aktionsplan zu formulieren, um Entscheidungen zu treffen und rationale Ergebnisse zu erzielen. Der Begriff “Politik” kann sich sowohl auf staatliche und privatwirtschaftliche Organisationen und Gruppen als auch auf Einzelpersonen beziehen.

Der Begriff “Politik” wird auch verwendet, um sich auf den Prozess des Treffens wichtiger Entscheidungen in den Bereichen Organisation, Management, Finanzen und Verwaltung zu beziehen. Dazu gehört die Ermittlung verschiedener praktikabler Alternativen wie Verfahren, Programme, Projekte oder Ausgabenprioritäten. Diese alternativen Optionen werden in Betracht gezogen, um einen Pool möglicher Lösungen zu bilden, aus dem die endgültige Auswahl getroffen wird. Ein Bereich, in dem das Festhalten an der Politik erhebliche Auswirkungen hat, ist die Auswahl aus diesem Pool möglicher Lösungen, wenn mehrere potenzielle Kandidaten in der Auswahl mehr oder weniger gleichwertig sind. In solchen Situationen ist es oft so, dass die Unternehmenspolitik als “Tie-Breaker” fungiert, indem sie durch eine klare Definition und Abgrenzung der Kriterien für die Auswahl in jedem Fall beeinflusst oder sogar diktiert, welche Option gewinnt.

Die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien ist im Allgemeinen nicht verhandelbar, und Personen, die sich nicht daran halten, werden in der Regel in irgendeiner Form bestraft. Die Art der Strafe ist von Organisation zu Organisation unterschiedlich und hängt von dem jeweiligen Verstoß ab. Die ultimative Strafe für die Nichteinhaltung von Unternehmensrichtlinien wäre die Kündigung des Arbeitsverhältnisses.

Allgemein gesprochen zielt die Unternehmenspolitik also darauf ab, die rasche Erreichung spezifisch definierter expliziter Ziele zu erleichtern und gleichzeitig die organisationsweite Konsistenz zu wahren. Zu den Gründen, warum eine Organisation eine spezielle Politik entwickeln kann, gehören:

  • Nutzung – Verbesserung der Fähigkeit einer Organisation, den positiven Nutzen (aus Sicht der Organisation) eines bestimmten Szenarios oder einer bestimmten Situation, die von der Organisation als “erstrebenswert” eingestuft wurde, zu nutzen
  • Datenschutz – Datenschutzrichtlinien, wie z. B. die Datenschutzrichtlinien von Unternehmen, sind heute weit verbreitet und enthalten in der Regel Informationen über die Erfassung, Speicherung, Aktualisierung, Benachrichtigung, Sicherheit und eventuelle sichere Beseitigung sensibler Informationen wie Kundendaten. Die Gesetzgebung zum Schutz der Privatsphäre kann die Organisation dazu verpflichten, eine angemessene Datenschutzpolitik zu formulieren, die mit ihren Bestimmungen übereinstimmt, und somit sind die Organisationen gesetzlich verpflichtet, eine Datenschutzpolitik zu entwickeln.
  • Verteilung – Regelung der Verteilung und gemeinsamen Nutzung von Ressourcen innerhalb einer Organisation und/oder mit ihren Geschäftspartnern. Dies umfasst auch Aspekte wie Ressourcen für die Kundenbetreuung und die Produktentwicklung.
  • Sicherheit – Die meisten Organisationen entwickeln Sicherheitsrichtlinien, weil sie durch die Gesetzgebung dazu verpflichtet sind und weil sie sich der Bedeutung bewusst sind, die der Sicherheit in unserer modernen Welt zukommt. In den Sicherheitsrichtlinien werden daher Themen wie persönliche Sicherheit, Informationssicherheit und Verfahren für Notfallsituationen sowie allgemeine alltägliche Betriebsabläufe behandelt.
  • Management – Management- und Initiativpolitiken werden in der Regel entwickelt, um die Fähigkeit einer Organisation zu erleichtern, auf außergewöhnliche Umstände zu reagieren. Ereignisse wie Naturkatastrophen und von Menschen verursachte Katastrophen sowie ein sich veränderndes Geschäftsklima (Veränderungen des vorherrschenden Wirtschaftsklimas) sind alles Gründe, die eine Organisation dazu veranlassen, Management- und Sondermaßnahmen zu entwickeln. Rasches Reagieren auf Maßnahmen ist hier der primäre Motivationsschwerpunkt.  

Verwaltung des Lebenszyklus von Policen

Die Anwendung eines Lebenszykluskonzepts für die Verwaltung der Geschäftspolitik hat den Vorteil, dass die gesamte Geschäftspolitik proaktiv und schnell an das vorherrschende, sich ständig ändernde wirtschaftliche, politische, soziale und regulatorische Klima angepasst werden kann – jetzt und auch in Zukunft. Ein Beispiel für einen weithin akzeptierten Lebenszyklus der Geschäftspolitik ist der nachstehend dargestellte Bridgeman/Davis Policy Life Cycle.

  1. Identifizierung von Problemen
  2. Politische Analyse
  3. Entwicklung politischer Instrumente
  4. Konsultation (gilt im Allgemeinen für alle Phasen des Lebenszyklus einer Politik)
  5. Koordinierung
  6. Entscheidung
  7. Umsetzung
  8. Bewertung oder Neubewertung

Dokumentation der Politik

Unabhängig davon, ob es sich bei der zu entwickelnden Richtlinie um eine organisationsspezifische Richtlinie, eine auf Standards basierende Richtlinie, eine auf Opt-in-Standards basierende Richtlinie oder um eine gesetzliche Vorschrift handelt, gibt es eine Reihe von Elementen, die bei der Dokumentation von Richtlinien immer enthalten sein sollten. Einige dieser unverzichtbaren und niemals zu vernachlässigenden Merkmale/Komponenten sind:

  • Erklärung zum Zweck der Politik – warum die Politik umgesetzt wird und was sie erreichen soll
  • Erklärung zum Geltungsbereich der Police – Wer und/oder was von der Police betroffen ist, sowie etwaige Ausschlüsse
  • Zeitplan – Wann tritt die Richtlinie in Kraft, wie lange soll sie gelten und welche Zeiträume sind für die Überprüfung, Neubewertung, Verlängerung oder Beendigung der Richtlinie vorgesehen?
  • Erklärung zu den Rollen und Zuständigkeiten in der Politik – Angaben dazu, wer wann wofür verantwortlich ist
  • Erklärung zum Management von Änderungen in der Politik – Detaillierte Angaben zu den akzeptierten und erwarteten Verfahren und Praktiken, mit denen eine Änderung oder Neubewertung der politischen Ziele und Vorgaben eingeleitet werden kann
  • Erklärung zu den Auswirkungen der Richtlinie – Die spezifischen organisatorischen oder sonstigen Vorschriften, Anforderungen, Änderungen, Spezifikationen oder Verhaltensweisen, die mit der Richtlinie erreicht oder geschaffen werden sollen
  • Erklärung zum Hintergrund der Politik – Der Ursprung, die Begründung, die Motivation und die historische Perspektive für die Einführung der Politik sowie alle zugrundeliegenden, mildernden oder extrapolierten Prozesse werden klar identifiziert und in der Erklärung zum Hintergrund der Politik dargelegt (ein bisschen wie ein Mission Statement)
  • Erklärung zu den Meilensteinen der Politik – Identifizierung wichtiger Punkte/Meilensteine im Lebenszyklus der Politik, einschließlich der Entwicklungs-, Überarbeitungs- und Umsetzungsphasen sowie aller Abzeichnungspunkte
  • Policy Life-Cycle Statement – Beschreibung des verwendeten Policy Lifecycle-Modells
  • Begriffe und Definitionen der Police – Eine Komponente im Stil eines Glossars, in dem alle Definitionen und Begriffe aufgeführt sind, die in der Police enthalten sind oder aus ihr abgeleitet werden
  • Policy Signoff Statement – Formales Signoff Statement mit Parametern, die verschiedene Grade der Aktualität, des Fortschritts und der Erfüllung oder des Abschlusses von Policy-Bedingungen sowie eine formale Signoff-Seite enthalten. Enthält normalerweise mindestens einen Eintrag pro Meilenstein.

Felix Weber - Doktorand und SAP Consultant